Goed personeel, hoe maak je de match?

Groeien, dat willen de meeste ondernemers wel! Maar dan kom je ook op het punt dat je mensen moet gaan aannemen. Pascal en ik hebben inmiddels een mooi team om ons heen verzameld waar we trots op zijn. Maar dat is niet altijd zo geweest en dat is zeker niet vanzelf gegaan. Pascal vertelt erover in zijn blog Ik wens je veel personeel toe.  

Wij hebben echt moeten leren hoe je goede medewerkers vindt en aan je bindt, het is een kunst op zich! Daarom geven wij je 7 tips uit onze eigen ervaring.

1. Voer een sollicitatiegesprek nooit alleen

Twee horen en zien meer dan één! Zorg dus dat je altijd sámen een sollicitatiegesprek doet. Dat kan met een zakelijke partner, een ander personeelslid, een deskundige, maar ook gewoon met een vriend. Zorg dat je écht luistert naar de sollicitant en doorvraagt. Niet alleen over kennis en vaardigheden, want die zijn grotendeels aan te leren. Maar ook over zijn ambitie en karakter.

Vraag jezelf vervolgens af: Past deze kandidaat in het team? Heeft hij de normen en waarden die wij belangrijk vinden? Kan hij zich vinden in onze missie? Maak niet de fout dat je alleen een checklist afvinkt of zelf steeds aan het woord bent. Laat vooral de sollicitant het gesprek voeren. Schrijf op welke vragen en welk gevoel het gesprek bij je opriep zodat je daar later op terug kan komen.

2. Niet aannemen om het aannemen

Blijf altijd kritisch kijken naar de noodzaak om iemand aan te nemen. Dat je het druk hebt, is geen reden genoeg! Maak daarom regelmatig een capaciteitsplanning. Wat is je omzetdoelstelling en hoeveel capaciteit heb je daarvoor nodig? Als je dit regelmatig doet, kan je veel makkelijker voorspellen wanneer je extra personeel nodig hebt. Zo kom je niet voor verrassingen te staan en kun je bijvoorbeeld met stagiaires al werken aan toekomstig personeel.

Verder is het van belang om vooraf te berekenen: hoeveel meer omzet moet iemand opleveren om zijn salaris te kunnen betalen? Natuurlijk moet je investeren in goed personeel en kost personeel in eerste instantie meer dan het oplevert, maar daarna moet de nieuwe medewerker zich wel terugverdienen.

3. Bij twijfel niet doen

Twijfel je of een kandidaat wel de goede match is? Doe het dan niet! Of stel bijvoorbeeld een stage of proefperiode voor. Veel ondernemers trappen in de valkuil om te snel iemand aan te nemen, zeker als er op dat moment geen andere geschikte kandidaat is. Meestal klopt je gevoel en is deze persoon niet de juiste voor jouw bedrijf. Neem je hem toch aan, dan is de vacature vervuld en komt de juiste persoon niet meer op je pad.

4. Contracten, geef elkaar de ruimte

Ook als je een goed gevoel hebt bij een sollicitant, is het verstandig om elkaar nog de ruimte te geven. Bouw een contract in stapjes op. Je geeft jezelf daarmee de tijd om te kijken of diegene in jouw organisatie past, maar je geeft ook je personeelslid de tijd om te groeien naar een volwassen profiel.

Ben je niet tevreden? Trek dan aan de bel. Zo kun je samen bepalen of er genoeg grond is om door te gaan en weet het personeel ook beter wat je van hen verwacht. Lukt het toch niet? Dan kom je niet voor hoge kosten te staan doordat je een vast contract moet ontbinden. Ben je wel heel tevreden? Dan kan je altijd eerder een vast contact geven, jouw werknemer zal dit dan als (extra) beloning ervaren.

Natuurlijk is het fijn om vast personeel te hebben. Mensen die jouw onderneming goed kennen en waar je op kunt bouwen. Maar soms is het juist verstandig om met flexibele krachten te werken. Vast personeel heeft immers veel rechten in Nederland en voor je het weet, zit je gevangen in je eigen personeelsnetwerk. Kijk dus wat het beste is voor jouw onderneming. Als je bijvoorbeeld in  drukke periodes freelancers kunt inschakelen, beperk je de risico’s én je vaste lasten.

5. Zorg dat je duidelijk bent

Niks zorgt voor zoveel teleurstelling als (onuitgesproken) verwachtingen die niet worden waargemaakt. Zorg dus dat je duidelijk bent over de sollicitatieprocedure, maar ook later over het verloop van de contracten en andere voorwaarden. Leg afspraken vast, vertel wat je van iemand verwacht en vraag ook wat hij van jou verwacht.

Als iemand verwacht na een proefperiode een vast contract te krijgen, kan het een enorme teleurstelling zijn als jij met de beste bedoelingen een jaarcontract voorlegt. Leg dus ook uit waarom je bepaalde afspraken wilt maken. Mag iemand bijvoorbeeld een opleiding volgen, dan heeft diegene vaak geen idee dat het jou naast de kosten voor de training ook de gederfde uren kost!

6. Een gemotiveerde collega werkt

Jij bent tot op het bot gemotiveerd om een succes te maken van je eigen onderneming, maar hoe houd je je personeel gemotiveerd? Wees open en betrek ze bij je onderneming!

• Alles moet bespreekbaar zijn. Wil een werknemer bijvoorbeeld één dag in de week zijn kind van school kunnen halen? Kijk dan naar de mogelijkheden. Het is ook helemaal niet gek om gewoon eens te vragen: ”Hoe kunnen wij jou aan ons binden?” Dat kan van alles zijn: een auto van de zaak, flexibele werktijden, een opleiding.

• Betrek personeel bij beslissingen, geef ze de verantwoordelijkheid over een bepaald onderdeel of project. Medewerkers maken of breken jouw onderneming. Maak gebruik van de input en kennis van je personeel, leg de verbinding en neem ze mee in jouw missie.  

• Verwacht je betrokkenheid van je personeel? Geef dan zelf het goede voorbeeld! Vraag of ze een lekker weekend hebben gehad, stuur nieuwe medewerkers een welkomstkaartje, vraag hoe het gaat met een zieke partner. Dat kost tijd en moeite, maar is het dubbel en dwars waard. Want personeel dat happy is, straalt dat ook uit naar klanten en collega’s.

7. Schakel een professional in

Natuurlijk weet jij alles over je bedrijf en de mensen die er werken. Maar bedenk wel: personeel aannemen en behouden is niet jouw vak. Aarzel dus niet om een deskundige in te schakelen. En dan bedoel ik geen duur headhunters bureau, maar gewoon iemand die met je mee kan denken.

Zo kunnen wij je adviseren bij het maken van een capaciteitsplanning of helpen we je bij de keuze tussen vast en tijdelijk personeel. We kunnen je een hoop werk uit handen nemen bij de sollicitatie procedure, maar ook goed adviseren bij het opstellen van contracten of het voeren van beoordelingsgesprekken.

Laat je niet afschrikken door de kosten, want het is het dubbel en dwars waard. Gemotiveerd personeel dat op de juiste plek zit, werkt als een trein. En dat werkt door in alle lagen van jouw onderneming. Bovendien zit je niet te wachten op een nieuwe sollicitatieprocedure of iemand inwerken, toch?

Joost