Welkom nieuwe collega!

Deel 1- praktisch

Je weet vast nog wel hoe je je voelde, de eerste dag bij je nieuwe baan? Waarschijnlijk was je enthousiast, gespannen, leergierig, vol goede moed of alles door elkaar. En aan het einde van de dag doodmoe, maar hopelijk had je ook zin in de volgende dag!

Hoe zorg je dat jouw nieuwe medewerker na een week nog steeds enthousiast is en na een paar maanden nog steeds zin heeft in de volgende dag? Dat begint met een goede start, zowel praktisch als sociaal-emotioneel. In dit artikel geven we tips om de start van een nieuwe medewerker zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Voor het gemak delen we de tips op in de formele zaken die geregeld moeten worden en de meer emotionele kant van het verhaal. We starten met een stappenplan om te zorgen dat alles administratief op orde is voor de eerste werkdag. De rest lees je in het artikel Welkom nieuwe collega! Deel 2

Hoera, een nieuwe medewerker gevonden!

Als je een nieuwe medewerker gevonden hebt, volgt een formeel stukje. Wij zetten voor je op een rij wat er allemaal geregeld moet worden.

1. Het arbeidscontract

Om alle afspraken vast te leggen, moet je een arbeidsovereenkomst opstellen. Zorg dat het arbeidscontract voldoet aan de wet- en regelgeving en houd rekening met een eventuele CAO als die geldt in jouw branche. Je kunt een voorbeeldcontract gebruiken, maar laat dit altijd checken door een deskundige. Wij kunnen je daarbij helpen (tegen kosten) of je kan het door een jurist laten controleren.

2. Identiteit controleren

Zorg dat je bij het tekenen van het contract meteen de identiteit van jouw nieuwe medewerker controleert. Maak een kopie van het identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart) en bewaar die in je personeelsadministratie. Laat de nieuwe medewerker ook de loonbelastingverklaring invullen en bewaar deze in je administratie.

3. Aanmelden instanties

Je zal de nieuwe medewerker moeten aanmelden bij verschillende instanties. Denk aan de arbodienst of bedrijfsarts, het pensioenfonds en eventuele verzekeringen (bijvoorbeeld je verzuimverzekering, ongevallenverzekering en aansprakelijkheidsverzekering voor personeel). Als het de eerste werknemer is die je in dienst neemt, dan moet je je ook bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever.

4. Eventueel subsidie aanvragen

Check of je recht heb op een subsidie voor jouw nieuwe medewerker en vraag deze aan. Denk bijvoorbeeld aan het loonkostenvoordeel, premievrijstellingen en de subsidieregeling praktijkleren (als je een erkend leerbedrijf bent).

5. Informeer je nieuwe medewerker

Natuurlijk staan in het contract de belangrijkste afspraken vastgelegd, maar daarnaast kan een personeelshandboek erg praktisch zijn. Zorg dat daarin ook gedragsregels staan en een verzuimprotocol. Dat klinkt misschien overbodig, maar kan heel veel onduidelijkheid en gedoe voorkomen.

6. Werkomgeving op orde

Voordat je nieuwe werknemer aan de slag kan, moet je ook nog een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie doen, een preventiemedewerker aanstellen en een BHV diploma hebben. Je bent namelijk als werkgever verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkomgeving. De Arbowet geldt overigens niet alleen op locatie, maar ook voor werknemers die thuiswerken. Zorg dus dat daar ook een veilige plek gecreëerd kan worden.

7. Goed geregeld

Na al het papierwerk, mag je ook praktisch aan de slag. Regel - ruim voor de eerste werkdag - dat alles wat je nieuwe medewerker nodig heeft, aanwezig is. Denk bijvoorbeeld aan een laptop, e-mailadres, inlogcodes voor alle systemen, visitekaartjes, bedrijfskleding, aangepast bureau / stoel, sleutel van het pand, parkeerkaart of gereedschap.

Klaar voor de start!

Als je alle stappen hebt doorlopen, is alles in principe klaar voor de eerste werkdag. Maar dan begint het pas het echte werk! Hoe je een nieuwe medewerker goed ontvangt en inwerkt lees je in het artikel: Welkom nieuwe collega! Deel 2